Lean Office
Contexte et justification
Les processus dans les activités administratives sont généralement complexes et sources d'importantes optimisations. L'intervention de l'humain est ici prépondérante. Le "Lean Office" vise à rationaliser les processus administratifs et à réduire le gaspillage en identifiant et en éliminant les étapes et activités inutiles.
Cette formation permet de comprendre par la pratique les techniques du "Lean Office". Elle aborde les outils nécessaires à réduire les différentes sources de gaspillage et à maximiser la performance des processus administratifs et des activités de service.
Objectifs de la formation
- Comprendre les fondamentaux du Lean Office, pour une production de services efficace et efficiente.
- Savoir adapter les outils du Lean Manufacturing au Lean Office : usages et limites.
- Définir un processus de démarrage d'une démarche Lean Office.
- Améliorer votre service client.
- Augmenter la productivité des services.
- Obtenir une meilleure réactivité.
- Améliorer les conditions de travail.
- Améliorer la propreté des zones de travail.
- Rendre les équipes plus autonomes.
Contenu de la formation
Module 1 : introduction et concepts fondamentaux de la démarche Lean Office
- Origine et historique du système Lean : comprendre l'origine pour mieux comprendre les principes.
- Identifier les objectifs du Lean Management et ses points clés.
- Focus sur les notions de gaspillages et de valeur ajoutée.
- Les notions de gaspillage (Muda / Muri / Mura).
- Appréhender "le système de production Lean" : le TPS (Toyota Production System).
- Démarche pour réaliser une "transformation Lean".
Module 2 : les principes fondamentaux du Kaizen
- Concept d'amélioration continue par petits pas et l'implication du personnel.
- Comprendre les particularités des processus tertiaires par rapport aux processus industriels, les objections habituelles et les précautions sur l'application du Lean à ces processus.
Module 3 : les outils de base du « Lean Office » ou Lean bureau
- Le 5S, pour rendre l'environnement de travail efficace et créer une dynamique de changement, réduire les gaspillages.
- Le management visuel (standards visuels, triangle vertueux, etc.) pour mieux communiquer.
- Le management des équipes (rituels, SIA©, etc.).
Module 4 : piloter et animer de façon opérationnelle ses services
- Créer ses îlots.
- Élaborer son système de pilotage.
- Mettre en place et animer ses réunions opérationnelles.
- Mettre en place ses "tournées terrain".
- Concevoir son système d'animation visuelle de la performance (management visuel).
Module 5 : déployer les outils d'amélioration continue
- Méthode 5S : organiser vos postes de travail.
- Kanban : gestion en flux tiré par la demande.
- RPG, PDCA, notions de QRQC.
- Brainstorming, QQOQCP, 6M, Pareto, 5 Pourquoi.
Module 6 : maîtriser les indicateurs physiques de performances Lean Office (IPP)
- Le temps d'écoulement ou la Value Stream Mapping (VSM).
- Le takt time ou les rythmes de production et valeur de stocks.
- Le TRS / OEE ou le Taux de Rendement Synthétique (Overall Equipment Efficiency).
- Le PPH ou PeoplePerHour.
- La notion d'îlot ou d'équipe autonome dans un environnement non manufacturing.
Module 7 : les outils d'analyse des flux et de volumétrie
- La VSM (cartographie des flux de valeur) : identifier la VA dans les processus afin de déterminer les pistes de progrès.
- Le déroulement et le diagramme spaghetti.
- Principes des flux tirés, poussés (notion de boucles Kanban).
- L'apport du Hoshin pour l'équilibrage des tâches et la réduction des encours.
- Polyvalence et polycompétence (notions de souplesse et de flexibilité).
Module 8 : conduire une démarche « Lean Office » dans une entreprise
- Savoir comment construire et organiser la démarche Lean bureau.
- Connaître les prérequis de la démarche Lean Office : partage des bénéfices, implication du CE, du CHSCT, etc.
- Appréhender la gestion du changement et le rôle des managers Lean Office.
- Identifier les facteurs de succès d'une démarche Lean.
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