Microsoft Project niveau 1 débutant
Contexte et justification
Microsoft Project (MS Project ou également MSP) est un logiciel Microsoft dédié à la gestion de projets. Il permet aux planificateurs et aux chefs de projets d’organiser et de piloter celui-ci, de gérer les ressources, le budget, l’analyse des données…
La formation en « MS PROJECT » mise à votre disposition vise à vous permettre d’acquérir les connaissances techniques nécessaires à l’élaboration de diagramme de Pert, diagramme de Gantt, affectation des équipes, gestion des pics de charge, génération automatique de documentation au format Word, PDF et HTML...
Objectifs de la formation
- Utiliser une démarche de management de projets depuis l’initiation jusqu’à la clôture
- Comprendre le rôle de MS Project en tant qu’outil d’aide à la gestion de projet
- Maîtriser une démarche d’utilisation de MS Project pour planifier, suivre et analyser la performance des projets.
- Apprendre à mettre en œuvre les fonctions de MS Project pour gérer les délais, les ressources et les coûts des projets
- Maîtriser la conception de rapports personnalisés sur le projet
- Apprendre à utiliser MS Project pour une gestion consolidée d’un portefeuille de projets
Contenu de la formation
Principes fondamentaux du management de projet
- Phases et domaines de connaissance du management de projet
- Conception d’un projet simple
- Saisie des tâches
- Lotissement du projet
- Liens entre les tâches
- Analyse des risques
- Planification d’un projet
- Surveillance d’un projet
- Clôture d’un projet
Création et paramétrage d’un projet sur MS Project
- Paramétrer le calendrier du projet
- Entrer la date de début du projet
Planification des tâches avec MS Project
- Créer la structure de découpage du projet (WBS)
- Définir le mode de planification (manuelle ou automatique)
- Ordonnancer les tâches (liens entre les tâches)
- Afficher la tâche récapitulative du projet
- Consulter différents affichages : Gantt, PERT, …
- Créer une tâche périodique
- Supprimer / Désactiver une tâche
- Établir un rétro-planning
- Comprendre la différence entre l’échéance d’un projet et sa date de fin
- Utiliser les échéances et les contraintes, et comprendre la différence entre ces deux concepts
- Comprendre les notions de « chemin critique » et de « marge »
- Utiliser les affichages du chemin critique du projet et des marges des tâches pour identifier les possibilités d’optimisation des délais
Planification des ressources et des coûts
- Entrer les ressources du projet et leurs caractéristiques
- Comprendre la différence entre les 3 types de ressources : travail, consommable, et coût
- Affecter les ressources aux tâches
- Comprendre et utiliser la relation entre « travail » et « durée » des tâches
- Entrer les coûts fixes des tâches
- Consulter les coûts des tâches et des ressources
- Consulter les statistiques générales sur le projet
- Analyser l’utilisation des ressources et identifier leurs surutilisations éventuelles
- Utiliser le planificateur d’équipe
- Utiliser l’inspecteur de tâches
- Résoudre les sur-utilisations en effectuant « un nivellement des ressources »
- Exclure certaines ressources du nivellement
- Résoudre les sur-utilisations en ajoutant des ressources
- Prendre en compte, dans le planning, les périodes d’absence des ressources (congé, maladie)
- Modifier des affectations pour agir sur la durée, le travail, ou le taux d’affectation
Définir la planification de référence
- Définir la planification de référence du projet
- Définir la planification de référence d’une partie du projet
- Définir plusieurs planifications de référence (cas de changement de référence)
Suivi des projets avec MS Project
- Comprendre la différence entre les différentes méthodes de suivi
- Mettre à jour le projet en utilisant la méthode appropriée
- Dates de réalisation des tâches
- Durées des tâches
- Travail des tâches et des ressources
Exploitation des données du projet et reporting avec MS Project
- Mettre en page et imprimer le planning du projet
- Utiliser l’assistant « Copier l’image » (vers d’autres applications)
- Copier des informations entre MS Project et d’autres applications
- Personnaliser des affichages (« Diagramme de Gantt »)
- Consulter et imprimer des rapports graphiques sur le projet
- Utiliser les rapports visuels pour afficher des données et des graphiques sur Excel
- Utiliser des « filtres », « groupes » et « tris » pour afficher des informations sur le projet
- Afficher et copier la chronologie
Analyser les données du projet après mise à jour
- Affichage et analyse des écarts de dates
- Affichage et analyse des écarts de coût
- Affichage et analyse des écarts de durée et de travail
- Prendre en compte les cas des périodes d’arrêt de projet
- Utiliser les affichages appropriés pour identifier les mesures à prendre pour éviter les dérapages potentiels
Cas pratiques
- La formation prend la forme d'une présentation documentée, présentée par le formateur pour chaque module ;
- Études de cas ;
- Échanges (travaux interactifs entre participants) ;
- Réactions, observations, suggestions ;
- Illustration de points forts et faibles ;
- Apports théoriques et pratiques ;
- Exercices pratiques
- Support de cours formation MS Project
- Évaluation des acquis en fin de formation
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